従来は自社のシステム管理といえば、ソフトウェアをインストールするオンプレミス型が主流でした。しかし近年は、初期費用や月額費用が安く、手軽に導入できるクラウドサーバーが増えています。

社内にサーバーを設置する必要がなく、技術スキルがなくても資産管理と運用がしやすくなったのです。人手不足に悩まされている職場では、クラウド導入により、管理負担が軽減されて、コスト削減に繋がります。

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オンプレサーバーの場合、サーバーのスペックを超えるアクセスが集中した場合、物理的にサーバーを構成するゲートウェイ機器などの交換が必要になるため、拡張性の高さはメリットと言えます。

クラウドサービスは時間や場所に関わらず、いつでもアクセスしてサービスを利用できます。外回りで忙しい営業担当者も外出先からいつでもメールの確認や受発注まで可能となり便利です。

社外にいても業務報告や書類作成、経費精算・事務処理などができるので業務効率化に繋がります。オフィスに戻って残業する必要もなくなり、自宅からパソコン・スマホ・タブレットなど様々なデバイスからアクセスできるのも利便性が高い点です。

従来のシステム管理ではセキュリティ対策のためにコストと時間がかかりました。しかしクラウドサービスを導入すると、事業者側でセキュリティ対策を実施しますので、システム管理者はシステム維持のためのセキュリティ対策から解放され、より生産的な業務に注力することが可能になります。

また多くのクラウドサービスは通信がHTTPSで暗号化されています。そのため、オンプレミスで構築された社内システムと異なり、VPNを利用することなく、安全な通信環境が担保されます。

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クラウドサービスは、誰でもどこからでもアクセスできることが利点ですが、誰でもどこからでも情報資産にアクセスできることは問題です。
クラウド導入前には、アクセス権の適切な管理を行うために、自社の情報資産の調査をし、「誰が」「どこから」その情報にアクセスしてよいのか、重要性を分類しておきましょう。

クラウドサービスの多くはIDとパスワード入力による認証を行っています。それが利便性に繋がっていますが、逆にIDとパスワードが漏えいしてしまうと、誰でも情報資産にアクセスすることが可能になってしまいます。

そのため、「パスワードの桁数を12桁以上にする」「英数大小文字・記号を必須にする」「定期的にパスワードを変更する」などのパスワードの強化が求められます。
また、ワンタイムパスワードやスマートフォン、USBドングルなどを利用した多要素認証が導入することで不正アクセスのリスクはさらに軽減されるでしょう。
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こういった状況は極めて稀であり、ほとんどの場合で問題になることはありませんが、それでもリスクがゼロになることはありません。そのため、万が一に備えてデータのバックアップをこまめに行うのが賢明です。

また、システムそのものに問題がなくても、同時ログインで不特定多数の人が利用できるクラウドサービスではヒューマンエラーでデータが消失する可能性もありますから、それらのリスクを減らすためにもバックアップは有効です。

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セキュリティやデータの安全性はクラウドサービス業者によって異なります。クラウド事業を決定するには、コストや使いやすさの他にも、セキュリティ面のチェックは大切です。

不正アクセスや情報漏えいリスクを回避するためにもセキュリティ体制を強固にする必要がありますが、それだけではなく、クラウド導入時にはインフラ整備も大事になります。

クラウド導入でよく起こる問題がネットワークへの負荷です。セキュリティ面の検討も必須ですが、昨今のネット社会において、日常業務でネットワークの負荷に悩まされるのは死活問題でもあります。

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